随着企业的不断发展以及客户的不断增多出现了很多的问题,其中合同的管理问题就是一个比较大的难题,因此不少的企业希望有一个好的合同管理系统来管理这些杂乱的合同,下面就为大 家介绍一下合同管理系统能为大家解决的问题。
在了解合同管理系统管理系统之前,先让我们来说说平常我们在管理合同时常见的几个问题。
1.因合同的审批流程较为复杂所以所需的时间较长,而且整个流程无法透明,也不够规范。
2.传统的合同管理文档存储大多是纸质存档,往往难以管理,咨询时间花费了大量的时间。
3.关键节点没有预警机制,因为人工管理合同缺乏对合同时间表和结算等关键节点的预警,无法提醒即将到期的合同和制定恢复计划。
介绍了未使用合同管理系统之前的问题之后,下面我们来了解一下使用了之后可以为我们解决的问题。
一、规范的管理合同
计划合同-签署-等等都是通过系统的详细记录,如之前,要归档,执行要签名,日程提醒等一系列悬而未决的问题,使工作有序开展业务的成员,确保不要错过提高企业合同管理的效率,重要的合同。
二、提高效率
使用合同管理系统的领导可以通过这个系统,对合同的签订过程都有详细的了解,比如审批、待归档、待签署、日程提醒等一系列待处理事项,领导都可以通过系统随时进行处理,从而提高效率。
三、建立合同电子存档
在以往我们的合同都是纸质版的,因此在储存过程中不仅容易丢失而且还容易损坏,如果利用合同管理系统来管理的话,就可以使用电子档来进行储存,这样不仅不容易丢失而且查找的时候也容易的多。
第四、不易泄密
使用纸质版很可能会别其他人看见从而造成公司机密被泄露,而且还无法查到是谁泄密,如果使用了合同管理系统的话那么没有权限的人将无法阅读到合同的内容,而且系统会记录每一个阅读合同的人,这样就可以确保内容不会泄露。