风险提示 | 合同审批流程中要从哪些方面把关?

众所周知,合同的审批是企业防范业务风险和提前干预的有效措施。那么在合同审批中,应该检查哪些方面来尽可能全面地防范风险呢?现在让边肖为你澄清一下。


01  检查制度
首先,要制定一系列合同管理规范性文件,明确规定合同管理、审批和合同签订的要求,突出和提醒经常出现的问题,明确禁止违反上级公司文件要求的签订行为,系统保障合同安全。
02  检查相对人
所有与中石化下属分支机构签订合同的交易对手必须通过MDM系统总部的背景审核,才能出现在合同系统的交易对手名单中。这足以表明检查合同对应方资质的重要性。我们可以收集需要签订合同的对方的信息,并建立对方的信息库。对工商营业执照、法人身份证明、相关行业资质证明、开户许可证、签署代表授权书等进行实时审核。一方面,它用于备份,必要时可以及时检查对方的信息。另一方面,用于更新MDM系统中的过期数据(如公司名称变更、企业法人变更),以确保合同系统中对方的信息与实际承包商的信息一致。此外,应保留对应法人的签名模板,以避免法人签名被复制或未经授权的签名。
03  检查签订合同的依据
签订合同的基础是对签订合同的原因和签署证书的描述,用于解释为什么签订这种合同而不是其他类型的合同,以及为什么签订这种对应而不是其他对应。虽然所有合同类型的签署依据都没有包含在合同体系的要求项中,但根据上级文件的相关要求,签署依据是合同审批流程的重要组成部分,这不仅是为了考虑改进合同审批流程,也是为了保护合同经营者,确保合同事项的正当性。
04  检查文本的细节
在日常合同审批中,我们经常发现合同文本中存在一些低级错误,如合同双方单位名称错误、合同金额书写错误、多字少字类型错误、文本格式错误、银行账号错误、合同对应方信息错误等。这些问题似乎并不引人注目,但它们将导致“千里之外的真相”的后果。例如,在多词少词的情况下,汉字是博大精深的,一个词有许多声音,一个词有许多含义。不要说太多话和太少话,即使是同一个词在不同的上下文中也可以表达不同的意思。因此,在合同文本审批过程中,我们应该认真考虑文字,不要粗心大意。
05  从合同工作移交开始检查
合同管理将因企业管理的需要而改变岗位和人员。除了移交后的记录外,还需要起草合同审查和批准通知。我们可以整合过去合同审批过程中常见的问题,注意每个问题下的注意事项和解决方案,并将这些注意事项分发给每个合同审批人,提醒他们在合同审批过程中需要审查的方面;在工作交接过程中,合同评审岗位不遗漏合同也是方便的。评审关键点,充分发挥合同的有效性,提前防范风险。
06  检查“异常合同”

在实际工作中,为了满足公司经营发展的需要,以及上级行的工作安排,一些合同被迫进行了倒置或补充。面对这种特殊情况,我们可以建立另一个“异常合同”审批环节来加强合同控制。合同系统在线审批流程完成后,将建立另一个“离线审批”链接。通过编制异常合同描述表,要求经营者填写合同名称、合同号、涉及金额、数量、双方及异常合同的原因,并分别找经济、审计、监理、安全、法律等部门及主管领导和公司经理进行离线签署,以确保“异常”合同的真实性,防止“异常”合同风险在线和离线。

07检查“问题合同”
由于业务发展的需要,企业会与许多合同对应方签订各种业务合同,但偶尔会出现“问题合同”,如审批完成但未签订或签订但未实际履行。这种“问题合同”的数量并不多,但影响也不小,不容忽视。针对这些“问题合同”,应制定详细的问题清单,注明原因,规定问题的解决方案和进度。收回因对方原因应签订或未履行的合同,维护公司合法权益,追回公司经济损失;梳理因企业原因应签订或不履行的合同,及时终止或终止合同,完善系统中的合同流程,提前防范。

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