电子签章+合同管理整体方案

      近年来,国家通过各种法规政策鼓励用数字信息代替纸质文件,用电子签章代替手工签章,加速数字化转型。国内做电子签章的开发商和平台众多,微签因一个“串”字从诸多产品中异军突起,不止解决电子签章这一个点的问题,它将多个点串成了一根线,把电子签章、合同审批、合同管理、签署方管理、合同收款、文件管理、文件查询等整个合同的生命周期串了起来,无断点管理,一气呵成。


      微签是如何以点带线地将电子签章与合同管理的整个流程串起来,带着问题,我们一个个来了解:

 

一、微签如何保证签章的安全有效?


是否安全,是否符合法律法规,是使用电子签章的首要条件。微签通过多拳组合的严谨措施,确保电子签章的安全可控。




CA证书

微签支持国家权威的CA数字证书,使用非对称加密算法,防止文件被篡改,并验证签署人的真实身份。


安全加密

微签是国内为数不多的通过了公安部安全生产许可的电子签章产品,支持国际RSA和国密SM2双重加密标准,安全可靠。


Ukey密钥

微签可采用Ukey存放数字证书私钥,或存放电子印章,如银行卡一样安全可靠。


签章权限

微签通过角色权限,赋予使用者签章权限,有权限者才可以使用印章。


用印追溯

每一个用印操作都留下详细日志,符合安全审计。


身份验证

合同签署时,签署方可通过实名验证、短信验证,确认签署者的真实身份。


文件验签

通过微签盖章的文件加了数字证书,可以通过证书查验签章人的主体真实身份。

 

二、通过微签如何发起签署?


安全的顾虑解决了,怎样方便地让你、我、他在微签这个平台上签署文件呢?



                                                              

审批签章:

大多数情况下,合同是要发给领导审核盖章。微签有灵活的审批流程,可设置任意多级流程,会签,或签方式随你设。审批过程中,审批流程的节点状态、文件内容同屏展示,内容在线预览,直观简单。领导在审核过程中,同意就盖章,签上大名;不同意就退回,写上批注说明。




领导在手机端随时审阅:


 

自主签章:

但自己就是老板,要盖章咋办呢?总不能自己发给自己审核吧,微签人性化地设计了一个自主签章的入口,有签章权限的人可以任性地上传文件盖章。



 

互签:

互签,顾名思义,就是互相签署,文件不落地,在同一个平台上对同一份文件进行在线签字盖章。

您可以把微签平台的签署文件二维码或链接地址,通过短信、微信或邮件等方式发给对方:



 

对方扫码,或打开链接地址,验证身份后,在文件上签章,完成文件的互签过程。

 

三、微签有哪些电子签章方式?


各行各业的文件类型、业务量各不相同,对应的签章方式也大有区别,微签提供了多样的方式供企业选择。




 

单页盖章:

在单页文件上,你可以把印章拖到任意位置盖章。



 


骑缝章:

多页的纸质合同是不是经常要盖骑缝章,以防换掉其中一页内容?微签顺应传统盖章思维,将电子印章切成若干片均匀盖在文件的侧面,如同纸质骑缝章一样效果。

PC端效果:




手机端效果:




批量章:

若有大量的版式文件需要在每一页都盖章,会盖到手抽筋。微签可以秒速在几百页文件上同时批量盖章,解放大量重复、繁琐的工作。

 

自动签章

微签无人值守的签章机器人,可以按照预先设定的签章规则自动签章。若是版式固定的文件,则在固定坐标位置自动签章。若是版式不固定文件,则智能搜寻文件的关键词位置,如“管理人签章”、“审批人”等,在关键词位置自动盖上指定的印章。



 

手写签名:

手机屏幕充当手写板,还原手写笔迹效果,在合同上流畅地签上你的大名。



 

批注:

待盖章的文件是不可以修改内容的,但又想在文件上加些批注内容,咋办?微签可以让你在文件空白区域添加文字备注,备注文字还绑定了数字签名,可以查看备注人、备注时间等信息。



 

时间戳:

微签可灵活地定义各种格式和业务处理状态的时间戳,将不同处理状态的时间戳加盖在文件的空白处。


 

 

四、签章后的文件如何发送


无论自主签章还是审批签章后,文件都是要发给对方签署。微签提供便捷、多样的发送方式,让你以最简便的方式发送。




发微信/QQ

签署后的文件,一键分享到微信或QQ好友。


发微签好友

签署后的文件,可以分享到同样使用微签的内部同事和外部客户,他们在微签收件箱随时查看文件。




发邮件

签署后的文件,可一键通过微签配置的个人邮箱发送给客户,无须下载再上传到邮箱发送。

微签还有一个让你更偷懒的发送方法,发起人在发起审核任务时,可设定任务审核签章完成后,自动将审批合同发邮件给客户,此功能微签独自一家。





发传真

签审后的文件,可以一键通过EastFax电子传真系统发送,本功能仅适用于私有部署。

 

五、签章后的文件如何管理?


签署后的文件,分散在每个员工那里,分散在系统各个栏目中,不利于企业对合同文件的统一管理。微签建立一个企业文档管理中心,让各种文件有序管理,快速查找。





文件来源

通常OA系统中的审批附件,只能到历史流程中去逐一翻查,费时费力,非常不便。在微签的审核流程中,审批附件可以一键归档到文档管理中心,集中管理。

除了系统中的文件,可以上传本地文件到微签中集中管理,还可以抓取其它系统中的数据文件统一归档。


文件分类

文件夹可无限级按树状结构创建分类,按照合同类别、业务类别、时间、部门等自定义分类。


文件权限管理

不仅可以针对文件夹,也可以针对具体文件,按照用户或角色的的权限去分配查看、上传、下载、删除等权限,严把文件合同管理的关口。


文件标签

给每个文件打个若干个特有的标签属性,便于快速定位检索。


文件检索

可按照文件名、标签属性、归档人、归档时间等条件,从海量文件中快速查找文件。


文件在线预览

支持docxlspdf、图片等格式文件的在线预览,其它无法预览的格式可下载。


文件操作

归档的文件,可下载、发邮件、分享微信、分享QQ、分享其他应用、重命名等操作,当然是基于有权限的前提下。

 

六、合同内容能否全面管理起来?


以上功能都是基于合同文件的审批、签章、归档的管理流程,没有涉及合同内容的管理。合同内容管理是合同管理的核心,微签也面面俱到,真正做到了合同的全生命周期的管理。






合同的签署方——客户管理

微签的客户管理是以客户为轴,关联与客户相关的所有信息,包括联系人、跟踪记录、往来合同、关联文件、应收款、销售费用、开票信息等信息,对公司所有客户统一管理,管理者可及时了解每个客户的状态,员工离职可以一键交接,对公司的客户资源进行全局把控。

 

合同模板管理

创建合同模板,自由设定合同中的允许编辑区和非编辑区。业务人员选择模板后,只能在允许编辑区输入内容,防止文件内容被随意修改,符合法务审计。

 

合同内容管理

全面记录合同的要素内容,包括合同类型、合同编号、合同名称、合同对手方、合同金额、合同收付款方式、生效日期、截止日期、合同状态、合同关键条款、合同到期是否提醒、提前提醒的天数等等。





合同查找:

根据合同的要素内容,可单查,可组合查询,从海量合同中快速查找到目标合同文件。

 

合同到期提醒:

设定合同到期提醒,并设置提前提醒的天数,如提前30天提醒,到期前会通过手机提醒续约,不遗漏任一个业务。

 

合同收款管理

根据合同约定,设置合同的付款条件,如一次性付款还是多期付款。设定合同的预付款时间及金额,如多期付款,则制定多期收款计划,确定每期的收款时间及金额,到期及时提醒收款,避免款项流失。

 

七、可通过哪些途径使用微签?


微签支持电脑端使用,方便在公司办公时使用;微签提供APP、小程序,方便移动办公时使用;微签可嵌入钉钉、企业微信,方便使用统一的办公入口,统一的消息通知,更简便办公。




八、已经有OAERPBPM等系统了,怎么对接微签?


若内部已经上线了多个办公系统,只是缺电子签章功能,微签提供灵活的签章接口,签章接口分为自动签章和手动签章两种方式,可以无缝嵌入到各个系统和平台,支持Web网页集成和APP集成,解决办公系统最后一公里的问题。






九、如何选择适合的微签产品?


微签SaaS

如果你想马上便捷地使用,微签SaaS版部署在阿里云,注册即用,适用于中小企业。SaaS版还有免费版可以免费使用,为小企业带来长久福利!


微签专业版

如果你有专业的IT人员,对文件的私密性要求更高,可自备服务器及网络环境,将微签专业版部署在本地或私有云。


微签签章服务器

如果你希望在自有的业务系统中实现电子签章,可以通过签章服务器接口,部署在本地或私有云,将电子签章嵌入业务系统中。

 


最后,我们找找微签有哪些特色的小亮点?

 

一体化:

微签从合同的生成、审批、盖章、管理,到归档、查询,全生命周期管理,形成整个业务闭环。

 

精简实用:

微签,没有OA的庞大,但有OA最核心的审批流程,只解决合同文件的审批。

微签,不只是电子签章,它还是合同管理,还是文档管理,甚至还有客户管理,像积木一样,按需自由组合。

 

小功能透着人性化:

微签收件箱,文件像邮件一样在微签平台便捷转发;审批附件自动发邮件,文件不落地,减少中间环节;审批节点状态以不同颜色区分,一目了然;合同到期、收付款到期,贴心提醒;

 

一键操作便利多

合同文件一键归档,一键发邮件,一键分享,一键批量盖章,客户与合同一键关联,员工离职资料一键交接,微信/QQ的文件一键转到微签审批盖章……

 

签章功能强大

单页盖章、骑缝章、批量章、自动章、手写签名、批注、时间戳,你想到和没想到的,都在这里!