钉钉、飞书、企微、OA、ERP等主流企业办公系统,无法实现电子签章,往往审批后还要将合同文件打印出来再进行签章。实现无纸化办公的这最后一公里就成了难题。电子签章服务器的出现,提供了完美的解决方案。本文将从专业角度,探讨电子签章服务器如何解决无纸化办公最后一公里,推动企业数字化转型的进程。
近几年来,企业纷纷上了OA、ERP等业务系统。有了OA,很多手续,如入职、请假等在线上就能走完,节省了很多时间。
但是企业越用越发现,成本好像不如预期下降得大。问题出在哪?或许大家能从我的经历中得到一点启发。
在大型企业上班的人都知道,OA系统里的很多文件需要打印出来签字。很不幸,我就是负责拿这些文件去盖章的人。
所以我的工作流程就是先打印,再找人,最后扫描发邮件或快递。
听起来好像很简单?要是每天都得重复这一套流程呢,你还会这么认为吗?
让我们来试试角色互换:
假设你是我,你每天要跑好几个楼层,去不同的办公室找不同的人签字,你觉得你多久能完成?如果负责人在外地,你又该怎么办?
再假设你是老板,你估计要开始心疼钱包了:打印费和快递费得花掉多少啊!而且签个字要这么久,还浪费人力,公司还怎么开下去?
说到这里,想必聪明的你一定看出症结所在了。
没错,就是如何解决“无纸化最后一公里”这个问题!
何为无纸化最后一公里?
公司内部虽已经用上线了各种办公系统,但都缺电子签章功能,文件最后都要落地,所以并不能说是彻底无纸化。
所以要实现无纸化办公,就要对症下药,在电子签章上下功夫。
下什么功夫?我来为大家划划重点:
一是如何在自有的业务系统中实现电子签章;二是如何保证电子签章的安全性;三是能否应对各种电子签章场景。
基于上述需求,我想给你认真推荐的是微签电子签章集成接口。
为什么要推荐它呢?很简单,因为它集成简单,但灵活又安全。
首先,微签提供灵活的电子签章接口,可以无缝嵌入到各个系统和平台,支持Web网页集成和APP集成。
简单说就是,你可以在OA、ERP、BPM、CRM等系统中调出微签的手动电子签章页面。
如果业务系统有移动端,也可以将签章功能无缝嵌入到移动应用中。
这样我们就有了统一的办公入口了,方便快捷。
不过各行各业的文件类型、业务量各不相同,需要的电子签章方式也大相径庭,微签能满足吗?
微签支持支持doc/xls/pdf/htm等各种来源文件签章,电子签章的方式也有很多,单页盖章、批量章、骑缝章、时间戳、批注、签名任你选。
在单页文件上,你可以把印章拖到任意位置盖章。
如果用电脑办公,就用微信扫描签章界面上的二维码,在手机屏幕上手写。如果在手机上办公,就直接用APP或小程序手写签名,还原你的手写签名原笔迹。
若有大量的版式文件需要在每一页都盖章,会盖到手抽筋。微签可以秒速在几百页文件上同时批量电子盖章,解放大量重复、繁琐的工作。
多页的纸质合同是不是经常要盖骑缝章,以防换掉其中一页内容?
微签顺应传统盖章思维,将电子印章切成若干片均匀盖在文件的侧面,如同纸质骑缝章一样效果。
微签可灵活地定义各种格式和业务处理状态的时间戳,将不同处理状态的时间戳加盖在文件的空白处。
待盖章的文件是不可以修改内容的,但又想在文件上加些批注内容,咋办?
微签可以让你在文件空白区域添加文字备注,备注文字还绑定了数字签名,可以查看备注人、备注时间等信息。
用电子签章,大家担心的一点是印章被滥用。微签如何保证电子签章的安全有效?
微签可以绑定CA数字证书,防止文件被篡改。如果文件被修改,印章会失效打叉。
另外,微签还可以分配用户权限,设置签章密码,这样有权限且知道密码的人才能使用电子印章。
假设最坏的情况发生了,也就是有人私自乱用公章,该怎么办?
查看签章日志,详细到签章人、时间、IP地址、操作内容,不怕不能把他揪出来!
电子签章集成接口在保证签章安全合法的同时,为企业提供多种灵活的签章方式,能很好地解决办公系统最后一公里的问题。
无论是为了顺应节能减碳的趋势,还是为了减低企业成本;
无论企业内部使用的是HR、CRM还是其他政务或财务系统;
无论你用的是手机还是电脑,想要签字还是盖章;
微签电子签章集成接口都是理想的选择,将企业的效率提上新高度!