永赢基金管理有限公司采用微签电子签章系统,作为进一步推动办公自动化转型的解决方案。微签在审批签署方面的显著优势,帮助永赢基金有效解决了原有OA系统无法满足电子文件全程电子化、签章不落地的问题,实现办公效率翻倍。
公司概况
永赢基金管理有限公司成立于2013年11月,是国内目前15家银行系公募基金公司之一。作为一家高起点、高标准的中外合资基金管理公司,永赢基金始终把“客户至上”的价值观作为经营底色,每一项重大投资决策都建立在充分研究的基础之上,力争在严控风险的前提下,为投资者获取长期稳健的投资收益。截至2020年末,永赢基金公募管理总规模达1898.98亿,非货币公募管理规模达1350.94亿。
背景
永赢基金内部虽然上线了OA系统,但是OA不具备电子签章的功能。所以,当文件涉及多人签字时,员工还是按照传统的办法,先把文件打印出来,然后由不同岗位的人轮流签字,再盖章,最后扫描发传真或邮件。
这样存在什么问题呢?一、手动转递文件,签署周期长,项目进度不可控。二、文件需要先打印,然后扫描发邮件,费时费力,还浪费纸张。三、要是采用邮寄的方式,成本也会增加不少。长此以往,不仅不符合环保的理念,更不利于公司的可持续发展。
方案
上海复园针对永赢基金的问题,为其提供了将微签和企业微信进行整合的解决方案。该方案从在线审批、自动签章、自动发送、文件归档等方面入手,帮助企业“去纸化”,并且将效率提高几十倍。
效果
一、微签嵌入企业微信,统一入口
永赢基金已经将企业微信作为企业办公的统一入口,微签打通了企业微信,实现了帐号同步、消息同步,统一使用入口。
二、在线审批
在微签电子签章平台上,永赢基金工作人员可以创建多级审批流程,添加多个审批人。在选择签审方式时,可灵活选择或签(谢、孙其中一个同意)或会签(谢、孙都要同意)。
审批过程中,不同节点状态用不同颜色标示。员工不用询问,不用催促,随时随地可查看审批进度。
三、自动签章
微签的方案不仅省去了永赢基金员工跑腿的麻烦,也让领导签章更加便利。因为发起人在发起审批任务时,可以预设这份文件要盖的印章,以及盖章的位置。
这时,领导会在企业微信上收到通知,点进去就会跳到签章的页面。审核通过文件后,点击“自动签章”,不管文件有几页,所有需要盖章的位置就会同时盖上章。
如果有的文件需要签章,有的文件仅供查阅,发起人可以分开上传。即使点击“自动签章”,附属材料也不会被盖上章。
四、自动发送
外发文件是微签的创新功能。该功能的用处在于,审核签章完成的文件会自动以邮件或传真的方式发送给客户。这样,永赢基金的员工就不用再扫描、快递,几分钟甚至几小时的事1秒就完成了。
五、文件归档
OA审批流程中的附件只能存在于流程任务中,不能独立分类存档,不便于后期管理。利用微签,永赢基金可将流程中的审批附件一键归档,无限级文件夹分类,给文件打上标签。
同时,企业可以给不同员工分配增删改查的权限,查找文件时也可以根据多种条件进行模糊或精准搜索。
总结
将微签和企业微信相整合,永赢基金的工作人员就有了统一的办公入口。领导打开企业微信,就能进入微签的签章页面。领导不用随身携带印章、翻页盖章,员工不用再打印、扫描、发传真、寄快递,不仅时间成本降低了,效率也大大提高了。
除永赢基金外,海富通基金、国泰基金、天治基金、华富基金等对信息安全要求极高的金融企业,都选择了微签作为进一步深化办公自动化转型的可信赖方案,这不仅是对微签实用性的认可,也是微签安全性的最好证明!