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电子印章系统,怎么在复杂审批流程中电子签章?

在当今高度信息化的时代,审批流程的效率和安全性对于企业的运营至关重要。复杂审批过程中,如何确保签章的安全性和高效性成为了关键问题。电子印章系统的出现改变了传统的办公模式。

作为行业的佼佼者,微签电子印章系统是如何解决复杂多人审批签章低效的问题,让审批及签章流程更规范的呢?

微签支持创建多级审批流程,我们可以根据需要,灵活设置审批顺序、审批人、审批方式等。

具体如何操作呢?假设我们与X公司签订了一份销售合同,需要先由销售经理或财务经理盖章,再由总经理盖章,我们该怎么做呢?

 

第一步,我们需要新建审批流程

登录微签页面,点击“文件审批”→“流程设置”→“新建流程”,将该流程命名为X公司销售合同。



如果我们觉得其他人看到这个合同也无妨,我们可以将这个流程设置为公共流程,还可以更进一步设置为对所有人或对某个部门可见。

如果我们只想要发起人和参与流程人能看到这个流程,就可以将这个流程设置为个人流程,这样就只有我们自己、销售经理、财务经理和总经理能看到了。


 

眼尖的小伙伴可能想问,个人流程上面的“发起人确认”是什么意思?

勾选“发起人确认”之后,发起人要作为流程的最后一个节点进行确认。也就是说,只有等发起人确认后,流程才真正结束。

 


第二步,选择审批人类型


在我们的假设场景中,审批人具体到销售经理、总经理等,所以我们在设定审批人类型时,就需要选择“用户”,其他人审批无效。

有时,挨个选择用户较为麻烦,如果想让所有具有审批角色权限的用户都可进行审批,该怎么做呢?

这时我们可以选择“角色”,不过参与审批的审批人,必须是特定的角色权限。


 

系统内置的角色有超级管理员、普通用户和部门主管,我们也能根据需要创建新的角色,赋予他们与上述角色不同的权限。


 


第三步,设置审批方式


微签的流程节点审批方式有签审、会签、或签三种,可以满足所有的审批需求。

签审:

签审是指一个节点一个审批者的签审,节点审批人为一个人,若需要多个节点审批,则需要对节点顺序进行设置,若前一个节点未审批或者未通过,后面节点都无法审批。


 

会签:

会签的一个节点中至少需要2位审批人,必须由此节点所有人审批通过才可以进入下一个节点,若节点内的审批人有一个不通过,则无法进入下一个节点。

 

 

或签:

或签的一个节点中也至少需要2审批人,指当前节点内的所有审批人,只要有一位审批者同意即可进入下一个节点。

而且,一个流程可以由多个签审、会签、或签搭配组成。所以,针对X公司销售合同,我们可以设置第一个节点为销售经理和财务经理或签,第二个节点为总经理签审,然后点右上角提交就可以了。

要是一不小心选错了用户怎么办?我们可以点击左下角的“移除”,也可以点击“x”图案移除:


 

 

最后,我们可以绑定签章规则


如果这份销售合同的页数较多,每一页都需要盖章,经理在审批的时候就比较麻烦。

微签可以非常智能地实现给流程预设规则,审核人自动签章。



我们可以对这个流程绑定签章规则。

 

 

如下图所示,我们为每个节点添加签章规则。例如,我们预先设置好需要审批人盖章的地方,并指定他们需要用到的印章。

 


绑定签章规则以后,领导审批通过合同后,直接点击“自动签章”



就自动在每一页需要盖章的地方盖上章。是不是省时又省力?


 

微签支持多种审批方式和签章规则,设置灵活,简单易上手,大家都学会了吗?下一次如果遇到类似的需求,大家不妨打开微签试一试,轻松实现无纸化办公!

 

而且,相较于其他品牌的电子签产品,微签在审批场景中的安全签章上做的更好——审批流程的设置更灵活、文件批注功能也更人性化,手机审批更是便捷!


 

更重要的,无论SaaS还是本地部署的,微签的性价比都非常高,如果正在寻找一款电子签,欢迎选择微签!