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目前企业电子信息管理存在的问题 |
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无法有效管理 |
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电子文档的存储管理
（1）文档分散存储在不同员工电脑上，难以统一管理；
（2）纸质文档抗灾害能力极弱，但又无法同电子文档统一管理；
（3）员工每天浪费宝贵时间搜索查找文件，工作效率低下；
（4）硬盘损害或者病毒入侵，导致文件无法打开，文件没有其他备份，不得不重做；
（5）企业付诸大量的人力、物力、时间去组织管理，收效甚微。
电子文档的版本管理
（1）当修改电子文档时，无法自动保存老版本，需要手动操作；
（2）文件经过多人多次修改后，无法保证每个员工手里都是最新的文件版本。
电子文档操作日志
（1）无法了解一个电子文档生命周期过程中的所有操作；
（2）无法对公司电子文档使用者的操作过程进行详细记录，以供需要时调查取证。 |
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无法协同工作 |
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（1）电子文档需要指定人员处理时，无法对电子文档直接设置授权访问对象并进行有效的管理，需要复制多份到相关人员或设置共享，浪费工作效率，安全性也无法保证；
（2）当一个或一批电子文档需要多人处理，无法设置不同对象的不同访问操作权限；
（3）当一个或一批电子文档经多人处理后，无法自动保存相对应的版本和修订日志。 |
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无法进行电子流程审批 |
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（1）电子文档需要相关人员沟通或审批时，需要通过打印、复制文件、发送邮件等方式给相关人员，沟通和审批结束后审批意见和文档版本又无法自动归档，工作状态处于分散状态，非常不方便；
（2）管理部门无法定制相关管理、业务电子审批流程，还处于原始的办公状态；
（3）面对不同部门，不同事务的各种复杂的业务流程管理需要，相关管理人员无法根据各各不同需要制作出一个可供指定对象调用的电子流程模板。 |
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安全无保障 |
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目前大多数企事业单位，员工可以通过随意上传下载和发放网络中的文件，而且可以很轻松地把企业的许多重要信息传递到网络外部。但是另一方面，作为公司管理者或相关应用部门，他们都希望这些重要的信息资料，比如：财务数据、技术文档等特殊资料，不能轻易地离开公司的网络环境，甚至不能在公司网络内部随意地传递与交流。
企业相关管理者无法有效地控制和监控文件使用者的操作，这使得使用者可以利用有许多漏洞截获企业内部的特殊资料。从目前来看，内部泄密主要是通过如下途径：
（1）内部人员将资料通过软盘、U盘或移动硬盘从电脑中拷出带走；
（2）内部人员通过互联网将资料通过电子邮件发送到自己的邮箱；
（3）内部人员将资料打印后带出；
（4）将办公用的便携式电脑直接带回家中或将自己的笔记本电脑带到公司，接入局域网，窃取资料；
（5）电脑易手后，硬盘上的资料没有及时删除，导致泄密；
（6）随意将文件设成共享，导致非相关人员获取资料。
那么如何才能解决内部人员泄密问题呢？一方面要加强管理，做好内部人员的保密教育，法制教育。另一方面利用加密等信息安全技术对公司内部的特殊文档进行加密和合理的授权，主动防止泄密事件的发生；加强对内部人员的使用计算机的行为进行监控和审计，若有泄密事件发生可以找到泄密渠道。 |
项目背景
